Peter Erlöv
Revisor på KIWA
För att ett ledningssystem ska bli det verktyg för en effektivare organisation som man önskar behöver man skapa ett engagemang hos alla medarbetare och kunder för att lyckas.
Det konstaterar Peter Erlöv, revisor på KIWA, som jobbat med
certifiering av ledningssystem under många år och sett både den stora
nyttan det kan medföra, samt exempel då det mest blivit en papperstiger
utan nytta för organisationen.
– Den verkliga nyttan av ett certifierat ledningssystem kommer då man skapat en kultur av ständig förbättring i organisationen som alla är delaktiga i och känner en stolthet över, förklarar han.
Premiera rätt saker
Om man missar att få med sig medarbetarna och går in i en certifieringsprocess för att man måste, exempelvis för att kunna vara med i upphandlingar, men inte förstår vad ett ledningssystem egentligen är bra för, så blir det ofta fel.
– Ett väl fungerande ledningssystem skapar en kultur som premierar de arbetssätt som identifierar problem och gör något åt dem så felen undviks nästa gång. Att leva kvar i en ”fixarvärld” där den som åker ut akut och fixar saker som blivit fel hos kunden premieras, utan att orsaken till felet utreds, ger fel signaler. Istället ska den arbetsgrupp som aldrig behöver göra några akututryckningar premieras.
Vinster med fungerande ledningssystem
Rätt använda ledningssystem säkrar kvaliteten och effektiviteten i alla processer och leder till många vinster på olika plan, exempelvis:
- Effektivare processer sänker driftskostnaderna
- Ständiga förbättringar minskar antalet fel och därmed reklamationskostnader
- Ett ökat engagemang skapar bättre samarbete med medarbetare, kunder och myndigheter
- Effektiviteten och engagemanget ökar försäljningen
- Försäkringskostnader kan minska
- Certifierade ledningssystem kan öka förtroendet hos bankerna och ge bättre lånevillkor m.m.
Inför en certifiering gäller det att, förutom att skapa engagemang hos alla, samla in så mycket information man kan.
– Fråga medarbetare och kunder vad som fungerar bra och mindre bra för att identifiera var man snabbast kan få störst effekt av sitt förbättringsarbete.
Ledningssystemen moderniseras
Andra vinster som kommer under certifieringsprocessen är att äldre ledningssystem moderniseras.
– Äldre system hade inte dagens digitaliseringsgrad, tidigare behövde man skriva långa avvikelserapporter medan det idag kan det räcka med att ta ett foto med mobilen på en avvikelse och skicka vidare.
Dessutom kan instruktioner från ledningssystemet kommuniceras på fler sätt idag, med bilder, foton och illustrationer och inte bara text, något som kan vara bra för exempelvis de som inte har svenska som modersmål.
– Moderna och väl nyttjade ledningssystem kapar snabbt företagets driftskostnader, ofta upp till 20-30 procent, avslutar Peter Erlöv.
