ISO-standarder för ledningssystem är just standarder; det säger sig självt. Standarden ställer krav på en organisation utifrån olika perspektiv. ISO 9001 betraktar organisationen genom ”kvalitetsglasögon”, medan ISO 14001 innebär att man byter till ”miljöglasögon”, och så vidare, berättar Åsa Lindow som är VD och projektledare på Clarendo i Malmö.
Certifieringsprocessen
Många företag och organisationer är certifierade enligt en eller flera ISO-standarder. Certifikatet visar att organisationen lever upp till de krav som standarden ställer. Processen för att erhålla ett certifikat innebär att en ISO-revisor från ett certifieringsorgan genomför en revision av organisationen. Om kraven i standarden är uppfyllda, trots små avvikelser, rekommenderar revisorn för den interna kommittén i certifieringsorganet att organisationen ska certifieras. Kommittén granskar sedan underlaget och beslutar om certifiering eller inte, och så här långt är processen högst rimlig, menar Åsa.
VD & Projektledare, Clarendo i Malmö
Brister i certifieringsprocessen
Över tid har processen att bedöma och godkänna en organisations uppfyllelse av ISO-kraven blivit extremt ostrukturerad. Ett företag kan genomgå revision utan anmärkning, medan ett annat får många stora avvikelser trots att samma krav hanteras likadant i båda företagen.
– Det som varierar är för det första innehållet i den revision som görs. Agendan eller dagsplaneringen omfattar inte alltid kraven, utan omfattas snarare av rubriker som den enskilde revisorn eller certifieringsorganet anser vara relevanta. Vissa agendor är tydliga, andra väldigt svårbegripliga, säger Åsa.
När det gäller redovisningen av revisionsresultatet saknas här en standard. Revisionsrapporter har olika strukturer. Vissa innehåller hänvisningar till specifika punkter i standarden som en avvikelse relaterar till, medan andra innehåller avvikelser som inte har något krav i standarden alls. En del revisorer går igenom sin rapport och förklarar för företaget, andra inte. Ett stort problem med detta är att företagsledningar kan sitta som frågetecken och inte veta vad som egentligen krävs av dem.
Metoden för att beräkna revisionstid har dock en ”standard”, men revisorer avslutar ofta tidigare än planerat. Företaget uppskattar mertiden till den egna verksamheten, medan revisorn får ”ledig” tid. Kunden faktureras dock för planerad tid, inte den utnyttjade och ibland hinns komplexa krav inte med, vilket gör att företagen kan gå miste om värdefulla insikter.
Brister i implementeringsprocessen
De som hjälper till att implementera kraven, konsulter och leverantörer, är en brokig blandning av erfarna experter och mindre kvalificerade aktörer. Uppfattningen om vad som är ”rätt” varierar oerhört. Vissa anser att ett ledningssystem består av dokument, medan andra menar att systemet ska leda till de ständiga förbättringar som beskrivs i standarden. Vissa pratar om att ledningssystem ska vara ”levande”, vilket får mig att tänka på ett djur! Andra stänger avvikelser lika obrytt som man stänger dörrar. Åsa menar att insikten och förståelsen för ett fungerande ledningssystem är alldeles för låg och bristfällig.
Företagen får ta smällen!
För företagen kan detta innebära alldeles för långa implementeringsprojekt, för mycket dokumentation, rutiner som inte fyller något syfte, och det strategiska arbetet ger föga nytta. Det saknas styrning och uppgifter blir inte gjorda som rutinen beskriver. För företaget kan detta generera orimligt höga kostnader, oftast helt i onödan.
–Konsekvenserna av avsaknad av standard i en bransch som bygger på standarder är förödande. Företag och organisationer får inte det ledningssystem som de faktiskt förtjänar, menar Åsa.
